Pada hari Senin tanggal 23 januari 2024, telah dilaksanakan pelatihan administrasi persuratan bagi perangkat desa di Desa Puluhan Kecamatan Trucuk, Kabupaten Klaten . Pelatihan ini diadakan sebagai upaya untuk meningkatkan kompetensi perangkat desa dalam mengelola surat-menyurat secara efisien dan efektif guna mendukung tata kelola pemerintahan desa yang lebih baik.
Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar administrasi persuratan, meningkatkan keterampilan perangkat desa dalam menyusun, mengarsip, dan mengelola surat-menyurat serta mengenalkan teknologi informasi yang dapat digunakan dalam pengelolaan persuratan.
Materi pelatihan ini meliputi materi-materi sebagai berikut: Pengenalan Administrasi Persuratan, Pengertian dan tujuan administrasi persuratan, Jenis-jenis surat dan fungsi masing-masing, Proses pengarsipan dan penataan surat, Penyusunan Surat-Menyurat, Tata cara penulisan surat resmi, Penyusunan surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran serta Pengelolaan Arsip:
Pelatihan dilaksanakan selama satu hari dengan metode ceramah, diskusi, dan latihan praktis. Peserta pelatihan lebih terfokuskan kepada staff perngkat desa yang mengoperasikan administrasi perssuratan desa. Pelatihan dipandu oleh Raynal Sitompul (Mahasiswa Program Studi Ilmu Pemerintahan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNDIP Semarang)
Peserta pelatihan berhasil memperoleh pemahaman dan keterampilan baru dalam administrasi persuratan. Beberapa hasil yang dicapai antara lain: Meningkatnya kemampuan peserta dalam menyusun surat-menyurat dengan format yang sesuai standar, Peningkatan dalam pengelolaan arsip fisik dan digital, Pengetahuan tentang teknologi informasi yang dapat membantu efisiensi dalam pengelolaan persuratan.
Berdasarkan pelaksanaan pelatihan ini, terdapat beberapa saran dan rekomendasi yang dapat diberikan: Perlu adanya tindak lanjut berupa pelatihan lanjutan atau bimbingan teknis dalam penerapan administrasi persuratan di desa, Penerapan penggunaan perangkat lunak atau aplikasi khusus untuk pengelolaan persuratan dapat lebih ditingkatkan.
Pelatihan administrasi persuratan bagi perangkat desa ini diharapkan dapat memberikan kontribusi positif dalam peningkatan tata kelola pemerintahan desa. Dengan meningkatnya keterampilan administrasi persuratan, diharapkan akan tercipta proses pengelolaan surat-menyurat yang lebih teratur, efisien, dan transparan di tingkat desa.
Penyerahan Aplikasi Penyuratan Desa
Penulis : Raynal Sitompul
Dosen Pembimbing Lapangan : Ardiana Alifatus Sa’adah, S.Si., M.Si
Lokasi KKN : Desa Puluhan, Kecamatan Trucuk, Kabupaten Klaten